Här kan du ta del av viktiga lagar och regler gällande aktieboken.
Aktieboken är en offentlig handling och ska enligt Aktiebolagslagen (ABL) hållas tillgänglig för insyn. Vid en begäran måste bolaget tillhandahålla aktieboken utan onödigt dröjsmål. Det är inte tillåtet att kräva att den som begär ut aktieboken ska besöka en viss plats fysiskt för att ta del av den. Syftet med lagen är att säkerställa enkel och snabb insyn i offentliga handlingar, och att begränsa åtkomsten strider mot detta.
Digital tillgänglighet
Om aktieboken förs eller lagras digitalt, ska den alltid lämnas ut digitalt. Detta är en grundläggande princip för att säkerställa öppenhet och insyn för alla, oavsett var de befinner sig. Bolaget kan inte kräva fysiskt utlämnande eller införa andra administrativa hinder som fördröjer processen.
Om aktieboken inte förs digitalt, har bolaget en skyldighet att digitalisera den innan utlämning och sedan tillhandahålla den i digitalt format. Detta säkerställer att alla, oavsett geografisk plats, har lika möjlighet till insyn. Att vägra digitalt utlämnande genom att endast erbjuda en fysisk kopia strider mot lagen och syftet med offentlig insyn. Bolaget får inte använda bristen på digital förvaring som en ursäkt för att fördröja eller begränsa tillgången till aktieboken.
GDPR kan inte användas som hinder
Vissa företag hänvisar till GDPR för att undvika att lämna ut aktieboken, men detta är inte tillåtet. Aktiebolagslagen har företräde, vilket innebär att bolaget måste tillhandahålla aktieboken vid en begäran. Däremot är det upp till mottagaren att hantera informationen i enlighet med gällande dataskyddsregler.
Vad händer om aktieboken inte lämnas ut?
Om aktieboken inte tillhandahålls enligt lagen kan styrelsens medlemmar hållas personligt ansvariga. Att vägra eller fördröja utlämningen kan leda till böter eller fängelse i upp till ett år.
För att undvika rättsliga påföljder är det avgörande att bolaget hanterar begäran om insyn korrekt och ser till att aktieboken alltid är lättillgänglig.
Tidsramar för utlämning av aktieboken
Enligt Justitieombudsmannen (JO) ska besked om utlämning av en offentlig handling ges samma dag som begäran görs. Om det tar tid att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken lämnas ut omedelbart.
Detta innebär att bolaget har en kort tidsfrist på några dagar att följa och att försenad utlämning kan få rättsliga konsekvenser. Det är därför viktigt att företag säkerställer en snabb och korrekt hantering av begäran om insyn.
